Co zamiast SSDIP?
Scentralizowany System Dostępu do Informacji Publicznej, czyli SSDIP, został stworzony po to, aby umożliwić podmiotom publicznym prowadzenie stron Biuletynu Informacji Publicznej w ujednoliconym środowisku. Jest rozwiązaniem bezpłatnym i nadal funkcjonującym, ale nie każdej jednostce odpowiada jego zakres możliwości.
Co więcej, w rządowym Portalu Interoperacyjności i Architektury SSDIP jest obecnie oznaczony jako rozwiązanie „przeznaczone do usunięcia”.
Nie oznacza to, że każda instytucja musi natychmiast z niego rezygnować. Warto jednak sprawdzić, czy wykorzystywany BIP nadal odpowiada potrzebom redaktorów, mieszkańców i samej jednostki. Zwłaszcza że przepisy nie uzależniają prowadzenia Biuletynu wyłącznie od SSDIP. Ustawa przewiduje funkcjonowanie stron BIP tworzonych przez poszczególne podmioty, a SSDIP jest jednym z dostępnych rozwiązań technicznych.
Dlaczego jednostki rezygnują z SSDIP?
Dobrym przykładem są Starostwa Powiatowe i Urzędy Miast, które kilkunastu latach korzystania z SSDIP zdecydowało się przenieść swój Biuletyn. Wśród powodów wskazano między innymi:
- potrzebę większej przejrzystości,
- sprawniejszego wyszukiwania informacji,
- lepszego działania na smartfonach
- oraz bardziej użytecznego sposobu prezentowania dużej liczby danych.
W poprzednim systemach urząd zgromadził mnóstwo danych i plików do pobrania, więc sama zmiana narzędzia wiązała się również z koniecznością przeprowadzenia dużej migracji.
Dedykowany BIP zamiast SSDIP - na czym polega różnica?
W przypadku SSDIP jednostka pracuje w ramach ujednoliconego środowiska. Dedykowany BIP daje znacznie większą możliwość dopasowania sposobu działania serwisu do konkretnej instytucji.
W IntraCOM.pl tworzymy Biuletyny Informacji Publicznej w oparciu o dedykowany system InCMS. Nie oznacza to jednak, że budujemy każdą funkcję od zera - mamy naprawdę spory wachlarz już przygotowanych modułów, w końcu rozwijamy nasz system od ponad 20 lat!
Dysponujemy rozwiązaniami wielokrotnie wykorzystywanymi w rzeczywistej pracy jednostek, ale zakres systemu dopasowujemy do potrzeb konkretnego klienta i w razie potrzeby tworzymy zupełnie nowy, odrębny moduł odpowiadający potrzebom jednostki.
Co wyróżnia system BIP od IntraCOM.pl?
Indywidualne moduły zamiast niepotrzebnych funkcji
Nie każda jednostka publikuje te same informacje i pracuje w taki sam sposób. Innych funkcji może potrzebować urząd gminy, innych szkoła, jednostka pomocy społecznej czy instytucja kultury.
Dlatego dedykowany BIP może zostać wyposażony w moduły odpowiadające rzeczywistym zadaniom jednostki. Przecież nie chodzi o to, aby system miał jak najwięcej możliwości, tylko o to, aby miał dokładnie te funkcje, które ułatwiają pracę redaktorom i pomagają użytkownikom znaleźć informacje.
To również możliwość rozwoju BIP w przyszłości. Jeżeli zmieniają się obowiązki jednostki albo pojawia się potrzeba publikowania nowego rodzaju danych, system można rozbudować zamiast zmieniać cały serwis.
Automatyzacja pracy redaktorów BIP
Jedną z najważniejszych cech dobrego BIP-u jest to, czego użytkownik końcowy często nawet nie widzi: wygodny panel administracyjny.
Przy dużej liczbie dokumentów każda czynność wykonywana ręcznie zaczyna mieć znaczenie. Jeżeli redaktor musi wielokrotnie uzupełniać te same informacje, pilnować wielu technicznych szczegółów lub wykonywać dodatkowe operacje przy każdej publikacji, w skali roku oznacza to wiele godzin niepotrzebnej pracy.
Dlatego przy projektowaniu BIP warto analizować również proces publikacji. Automatyzacja powtarzalnych czynności może ograniczyć liczbę pomyłek, przyspieszyć dodawanie informacji i ułatwić pracę osobom, dla których redagowanie BIP jest tylko jednym z wielu obowiązków.
Pełna migracja - zmiana BIP nie musi oznaczać zaczynania od początku
Obawa przed utratą dotychczasowych danych jest często głównym powodem odkładania decyzji o zmianie systemu. Kilka czy kilkanaście lat prowadzenia BIP może oznaczać w końcu tysiące artykułów, dokumentów i załączników...
Przejście z SSDIP na dedykowany BIP IntraCOM.pl powinno więc obejmować nie tylko uruchomienie nowej strony, ale również odpowiednie zajęcie się zgromadzonymi wcześniej materiałami.
W IntraCOM.pl pomagamy w uporządkowaniu struktury nowego Biuletynu, uzupełnianiu treści oraz archiwizacji dotychczasowego BIP. Dzięki temu zmiana systemu nie sprowadza się do przekazania pustej strony i pozostawienia jednostki z problemem przenoszenia wieloletnich zasobów, bo doskonale wiemy, że ręczne przeniesienie takiego ogromu treści jest po prostu niewykonalne - no chyba, że zatrudni się specjalnie kilku pracowników, którzy będą całymi dniami przenosić treści... pytanie tylko po co, skoro porządna firma informatyczna bez problemu zautomatyzuje ten proces.
Stały dostęp do pomocy ma znaczenie
BIP nie jest stroną, którą uruchamia się raz i pozostawia bez opieki. Zmieniają się treści, struktura organizacyjna jednostki, wymagania dotyczące dostępności, obowiązki publikacyjne i technologie wykorzystywane przez użytkowników.
Dlatego przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić, co wydarzy się po jego wdrożeniu.
Musisz znać odpowiedź na poniższe pytania:
- Czy redaktor będzie miał z kim skonsultować problem?
- Czy możliwe będzie wprowadzenie nowych funkcji?
- Kto zareaguje, gdy pojawi się problem techniczny?
- Czy jednostka może liczyć na szkolenie i wsparcie podczas codziennego użytkowania systemu?
W przypadku naszych BIP-ów zapewniamy opiekę techniczną, możliwość dodatkowych szkoleń oraz gwarancję. Dla jednostki oznacza to przede wszystkim dostęp do zespołu, który zna wdrożone rozwiązanie i może pomóc także po uruchomieniu serwisu.
Dobry BIP musi być wygodny także dla mieszkańca
Wybierając system, łatwo skoncentrować się wyłącznie na panelu redakcyjnym. Tymczasem głównym zadaniem BIP jest udostępnianie informacji publicznej.
Użytkownik nie powinien znać struktury organizacyjnej urzędu, żeby znaleźć potrzebny dokument. Liczy się:
- przejrzysta architektura informacji,
- dobra wyszukiwarka,
- prawidłowe działanie na telefonie
- oraz dostępność cyfrowa.
Już w odpowiedzi Ministerstwa Cyfryzacji z 2019 roku wskazywano, że interfejs SSDIP został zaprojektowany w 2014 roku i nie uwzględniał ówczesnych nowszych trendów projektowych. Ministerstwo zwracało jednocześnie uwagę, że podmioty mogą tworzyć własne strony BIP, pod warunkiem spełnienia obowiązujących wymagań.
Dlatego przy wyborze alternatywy dla SSDIP nie wystarczy oceniać wyglądu. BIP powinien przede wszystkim pomagać użytkownikowi w szybkim dotarciu do informacji i spełniać wymagania wynikające z przepisów oraz standardów dostępności. W przeciwnym razie, mieszkańcy będą zasypywać jednostkę wnioskami o udostępnienie informacji publicznej, a przecież z zasady nie po to publikuje się informacje w internecie, żeby dodatkowo udostępniać je indywidualnie, bo ktoś nie był w stanie znaleźć...
Co zamiast SSDIP? Nie szukaj po prostu „innego systemu”
Jeśli rozważasz odejście od SSDIP, zacznij od określenia problemów, które nowy BIP ma rozwiązać. Dla jednej jednostki najważniejsza będzie migracja kilku tysięcy dokumentów. Dla innej prostsza obsługa, możliwość stworzenia własnych modułów albo poprawa dostępności i wyszukiwania informacji.
Dobry system BIP powinien być dopasowany nie tylko do wymogów prawnych, ale również do sposobu pracy instytucji. Powinien umożliwiać rozwój, automatyzować powtarzalne zadania i zapewniać dostęp do wsparcia wtedy, gdy rzeczywiście jest ono potrzebne.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak wyglądała by realizacja BIP-u Twojej jednostki u nas, zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu.
