Elektroniczna tablica ogłoszeń dla Miasta Knurów

Lokalizacje e-tablicy ogłoszeń

Ze wstępnej analizy przemieszczania się wynika, że do prawidłowej realizacji zadania stworzenia i umieszczenia tablicy interaktywnej z ogłoszeniami dla mieszkańców powinny być przeznaczone dwie lokalizacje:

• dr. Floriana Ogana 5, 44-190 Knurów - główny budynek Urzędu Miasta
• Niepodległości 7, 44-100 Knurów - Ratusz Miejski w Knurowie

Największy ruch występuje w głównym budynku Urzędu Miasta i to w nim załatwiana jest większość spraw urzędowych. Podstawową lokalizacją e-tablicy ogłoszeń jest, więc jedno z pomieszczeń przy Floriana Ogana 5.

Zauważyliśmy jednocześnie, że aby w pełni ułatwić mieszkańcom Knurowa dostęp do ważnych ogłoszeń z e-tablicy oraz wywiązać się z obowiązku zapewnienia dostępności do ich treści, trzeba zapewnić również wyświetlanie ogłoszeń w drugim budynku, przy ulicy Niepodległości 7. Tablica ta niekoniecznie musi zawierać wszystkie elementy i funkcjonalności głównego urządzenia. Ograniczenia te wynikają głównie z mniejszego ruchu oraz znacznie mniejszej kubatury budynku.

Analiza dostępu i sposób montażu tablicy ogłoszeń

 

e-tablica na ul. Ogana 5

W budynku głównym, przy Floriana Ogana 5 znajdują się dwa wejścia stale otwarte dla interesantów.

Wejście na parterze nie jest dostępne dla osób z niepełnosprawnościami, natomiast stanowi główny ciąg komunikacyjny dla większości mieszkańców i interesantów. Właśnie z tego wejścia mieszkańcy najczęściej kierują się do wydziałów, aby załatwić interesującą ich sprawę.

Wejście na niskim parterze dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami i wykorzystywane znacznie rzadziej niż główne. Głównie wykorzystywane jest przez pracowników, jak również osoby poruszające się na wózkach inwalidzkich. Nawet osoby parkujące na parkingu z tyłu obchodzą budynek i udają się do wejścia głównego. Osoby z niepełnosprawnością kierują się do windy zlokalizowanej tuż przy wejściu na niskim parterze i najczęściej wjeżdżają na parter gdzie zlokalizowana jest główna Sala Obsługi lub udają się bezpośrednio do odpowiednich wydziałów.

Na niskim parterze ustawienie elektronicznej tablicy ogłoszeń wiązałoby się z dużym ryzykiem jej utraty lub zniszczenia, ze względu na brak bezpośredniego nadzoru pracowników oraz niewielki ruch w tym obszarze budynku. Na korytarzu nie ma również infrastruktury z zasilaniem i gniazdem sieciowym a ze względów bezpieczeństwa niezalecane jest wykorzystywanie Wi-Fi w budynkach urzędów. Na niskim parterze jest zlokalizowany tylko referat do spraw odpadów komunalnych, więc ilość interesantów jest znacznie mniejsza niż na wyższych piętrach.

Obecnie na parterze, w oznaczonym miejscu, znajduje się wiszący telewizor, który wyświetla ogłoszenia graficzne w postaci przewijanych komunikatów oraz filmów. Ustawienie dodatkowej tablicy ogłoszeń w tym miejscu jest niezasadne, ponieważ odwróci uwagę od telewizora oraz zlokalizowanych poniżej stojaków z formularzami i drukami stanowiącymi wzorce. 

Najbardziej odpowiednim miejscem montażu dostępnej e-tablicy informacyjnej w budynku głównym będzie Sala Obsługi, gdzie doprowadzona jest zarówno infrastruktura sieciowa jak i zasilanie. E-tablica może być także nadzorowana przez pracowników obecnych w sali.

Osoby wchodzące od wejścia głównego kierujące się do wydziałów najczęściej obsługujących mieszkańców jak i do Sali Obsługi będą miały łatwy dostęp do elektronicznej tablicy informacyjnej. To samo dotyczy osób korzystających z windy i udających się do Sali Obsługi.

 

Pracownicy Sali Obsługi będą mogli udzielić ewentualnej pomocy osobom z niepełnosprawnościami w obsłudze tablicy lub udzielić dodatkowych informacji w razie jakichkolwiek problemów.

Zasadne jest umieszczenie tablicy na ruchomym stelażu na kółkach, aby móc w miarę potrzeb przenieść tablicę w inne rejony budynku, jeżeli zmieni się układ komunikacyjny lub z dalszych analiz ruchu wyniknie potrzeba przeniesienia tablicy na niski parter, aby ułatwić dostęp do niej osobom ze specjalnymi potrzebami.

e-Tablica na ul. Niepodległości 7

W budynku przy ulicy Niepodległości 7 elektroniczna tablica ogłoszeń musi mieć wymiar pomiędzy 10 a 23 cale oraz nie może zajmować za dużo przestrzeni. Musi być zamontowana na parterze, a infrastruktura umożliwia to jedynie montaż naścienny na lewo od wejścia głównego.

Ta lokalizacja pozwoli dostrzec tablice zarówno osobom wchodzącym od głównej ulicy jak i od parkingu. Montaż musi być na niewielkiej wysokości na ruchomym ramieniu z możliwością szybkiego usunięcia tablicy i przeniesienia w nowe miejsce.

Realizacja systemu do zarządzania dotykowymi tablicami ogłoszeń

 E-tablica informacyjna dla urzędu oraz system nią zarządzający zostały dopasowane przez IntraCOM.pl do indywidualnych potrzeb Klienta. Przy współpracy Wydziału do spraw Funduszy Strukturalnych, Promocji wydzielone zostały najważniejsze informacje, które publikowane są na interaktywnej tablicy ogłoszeń:

• Komunikat graficzny (wygaszacz, który jedynie będzie linkiem do tablicy z możliwością zarządzania treścią).
• Dwa stałe, wyróżniające się kafelki z mapą budynku głównego i spisem pomieszczeń.
• Pozostałe kafelki z ogłoszeniami, a wśród nich minimum:
  • Informacja dla niesłyszących z symbolem języka migowego zawiera przeniesione treści i filmy w języku migowym wykorzystywane na stronie internetowej Urzędu Miasta
  • Jak załatwić sprawę
  • Gospodarka odpadami
  • Ostrzeżenia
  • Praca
  • Ogłoszenia urzędu

 Zasadne jest przygotowanie większej ilości piktogramów, aby Urząd w miarę rozwoju potrzeb i uwag zgłaszanych przez użytkowników mógł wprowadzać dodatkowe kategorie. W następstwie tych założeń, system InCMS do zarządzania tablicami ogłoszeń, ma zaimplementowaną pełną możliwość tworzenia nowych kategorii.

Poniżej prezentujemy zestaw przygotowanych ikon, których nazewnictwo jest dowolne i wieloznaczne, pozwalające wykorzystać je do wielu nowych kategorii. Ikony zaprojektowane i ustalone w trakcie wstępnych konsultacji.

W ramach analizy ustalono, że niezbędne są poniższe moduły Systemu Zarządzania InCMS do obsługi elektronicznej tablicy ogłoszeń:

• Aktualności
• Strony
• Administracja
• Formularze
• Pasek powiadomień
• Piktogramy
• Pliki do pobrania
• Slider
• Szablony
• Słowniki
• Ustawienia

Aby rozdzielić zarządzanie Stroną WWW Miasta Knurowa od zarządzania komunikatami na tablicy, system zarządzania wydzielony jest na poddomenę. System oczywiście pozostaje ten sam co na miejskiej Stronie WWW, jednak jego wydzielenie pozwoli sprawniej zarządzać uprawnieniami oraz podniesie bezpieczeństwo informatyczne systemu.

Koncepcja i projekt graficzny elektronicznej tablicy ogłoszeń

 

Wypracowany wspólnie w ramach analizy funkcjonalności i zaakceptowany projekt graficzny, który jest spójny z wizualizacją opracowaną w ramach autorskiego projektu strony WWW UM Knurów oraz zgodny z wymaganiami dostępności cyfrowej znajduje się powyżej.

Obraz i kolory są w pełni kontrastowe, więc nie zachodzi potrzeba wprowadzania zarządzania kontrastem. Tekst wyświetlany na tablicy ogłoszeń wykorzystuje dużą i bezszeryfową czcionkę. Dodatkowo, na każdym ekranie zostanie zaimplementowany kod QR, który pozwoli osobom z niepełnosprawnościami na przeglądanie informacji na zewnętrznym urządzeniu. Przyciski dodatkowe tablicy przyjęliśmy jako: home-page (strona główna), stop i pauza.

Do wszystkich treści tekstowych zainstalowany zostanie dynamiczny syntezator mowy odczytujący zakładki oraz zawartość ogłoszeń publikowanych przez wydziały Urzędu.

Wygląd panelu ze szczegółami ogłoszenia i syntezatorem mowy:

 

Uzupełniając funkcjonalności elektronicznej tablicy ogłoszeń zaproponowaliśmy prezentację dróg ewakuacyjnych na podstawowym planie budynku.

 

Dostęp do informacji poza budynkami UM Knurów

 Po analizie przeprowadzonej wraz z pracownikami Biura Informatyki, najlepszym rozwiązaniem okazało się odizolowanie systemu komunikatów od wewnętrznej sieci urzędu i skorzystanie z tych samych zasobów, jak w przypadku Strony WWW.

Wykorzystanie zewnętrznego hostingu pozwala odizolować wewnętrzną infrastrukturę urzędu a jednocześnie umożliwia użytkownikom elektronicznej tablicy ogłoszeń wyświetlać ich treść na dowolnym urządzeniu wspomagającym. Podnosi to wygodę korzystania ze spisu pomieszczeń jak również usprawnia poruszanie się pomiędzy piętrami i wydziałami.

Zaproponowaliśmy również dostarczenie do tablic 2 klipsów zbliżeniowych, wykorzystujących technologię NFC, które pozwolą przejąć wyświetlanie obrazu na dowolnym urządzeniu mobilnym lub wspomagającym i poruszać się z nim po Urzędzie lub też odczytywać komunikaty z tablicy ogłoszeń poza siedzibą UM Knurów.

Innowacyjne rozwiązania w mapie dla osób z niepełnosprawnościami

Ze względu na specyfikę poruszania się po budynku osób z niepełnosprawnościami ruchu przewidzieliśmy w interaktywnym planie budynku alternatywne drogi dla nich. Przełącznik znajduje bezpośrednio na mapie urzędu.